Làm chủ thời gian

Có những ngày bạn không có gì để làm, mặc dù bạn đã nỗ lực rất nhiều, khi bạn cảm thấy dường như đuối dần, và bạn kết thúc một ngày làm việc với cảm giác não nề, kiệt sức, thất bại? Hãy thực hiện các bước sau để tránh cảm giác trên, chúng cũng không quá xa lạ với cuộc sống hàng ngày của chúng ta.

Lập kế hoạch công việc của bạn

Kẻ ra một bảng kín mít công việc theo một dạng nhật ký tỉ mỉ nhất những gì bạn phải làm, và bạn mất bao lâu với chúng. Cố gắng xác định được ở điểm nào bạn mất nhiều thời gian với chúng nhất. Có một ví dụ trong một cuộc khảo sát về quản lý thời gian cá nhân trên một trang web mà đối tượng chính là những sinh viên nhưng chứa đựng rất nhiều thông tin, các bí quyết về quản lý thời gian đã cung cấp một luật rất hay.

Hãy xem lại nhiệm vụ, trách nhiệm công việc của bạn và liệt kê lại những nhiệm vụ bạn phải làm hàng ngày. Ví dụ luật 80/20. Luật này chỉ rằng những thứ bạn phải làm trong trong ngày chỉ 20% là vấn đề. Từ 20% đó sẽ "sản sinh" ra 80% kết quả của bạn. Sử dụng luật 80/20 để hoàn thành những gì thuộc về 20% công việc đứng đầu trong danh sách liệt kê, đừng có quan trọng kết quả tài chính quá, vì đôi khi một vài công việc nó mang lại những giá trị lợi nhuận gián tiếp như duy trì mối quan hệ với đồng nghiệp, hay cải thiện kiến thức của bạn về các kỹ thuật công nghệ mới, hay các kỹ năng nghiệp vụ cần thiết... Đây chính là chiếc chìa khóa tối ưu của việc quản lý thời gian.

Xem lại bản liệt kê một tuần một lần

Chuẩn bị một danh sách những mục tiêu bạn hy vọng sẽ đạt được trong quá trình làm việc (không chỉ là công việc hàng ngày được liệt kê trong những điểm 1 và 2), biết ưu tiên chúng. Những "bàn thắng"mang tính chất quyết định này nên thực tế, khả thi như việc học cách sử dụng một phần mềm mới hay phát triển một ý tưởng cho tờ bản tin của công ty. Những thành công trong sự nghiệp sẽ thúc đẩy niềm đam mê công việc rất nhiều.

Bắt đầu một ngày mới

Hãy bắt đầu mỗi ngày với việc lên kế hoạch "những điều cần làm", những công việc phải làm trong ngày đó đơn giản chỉ để có được kết quả khả quan nhất như bạn mong muốn. Trong bản liệt kê danh sách những nhiệm vụ được ưu tiên hàng đầu bạn phải chia ra thật rõ ràng, chẳng hạn như với những dự án, nhiệm vụ hay những nguồn dữ liệu cần cho nhiệm vụ được giao bạn, chúng phải được đánh nổi bằng các bút màu, kẻ khung sao cho nổi bật nhất.Ví dụ: nếu bạn cần gặp một đối tác để ký hợp đồng và đối tác đó chỉ làm việc vào buổi sáng, thật chẳng khôn ngoan khi để bản kế hoạch mãi tận sau bữa trưa.

Trong trường hợp này, bạn nên kẻ một đường đánh dấu đỏ thật nổi lên bảng kế hoạch trong ngày của mình và tránh được việc mất thời gian cho những sáo trộn. Sau đó hãy hãy xóa những gì đã thực hiện được, bắt đầu một ngày mới với một ít xáo trộn sẽ làm cho bạn tập trung đến công việc hơn.

Thực hiện kế hoạch

Lập ra những nhiệm vụ theo cách phù với bạn. Ví dụ hàng ngày bạn có thể lập ra những nhiệm vụ ưu tiên của mình trong mỗi mẫu giấy sau đó xếp chúng trên bàn, mỗi khi hoàn hành một công việc nào đó, bạn có thể cất chúng đi. Như vậy phòng làm việc của bạn sau một thời gian ngắn bừa bộn sẽ trở lại gọn gàng như cũ.

Tuyệt đối tránh việc chần chừ. Mỗi khi bạn đã xác định được công việc cần ưu tiên, đừng làm mất nhiều thời gian mà hãy hàng động. Những nhiệm vụ quá dễ, hay nực cười vẫn phải thực hiện trừ khi nó không cần phải làm. Nếu bạn cảm thấy bản thân mình dễ bị phân tán bởi người khác, hãy gác lại những cuộc điện thoại đầy" cạm bẫy", hay lập một "hàng rào"xung quanh không gian bàn làm việc. Hạn chế tối đa thời gian phát sinh trong kế hoạch của bạn.

Biết tự thưởng cho bản thân. Một khi hoàn thành một công việc nào đó một cách xuất sắc hãy tự biết thưởng tặng bản thân một một quà nhỏ. Đó có thể là một chiếc bánh ngọt thật ngon, hãy dành thời gian cho một công việc bạn yêu thích, một buổi đi xem phim cùng bạn bè... hay bất kỳ một công việc nào bạn chưa thể làm trong thời gian qua.  

Khi hoàn thành công việc, hãy xóa bỏ tất cả mọi thứ liên quan đến nó ra khỏi tâm trí của bạn. Trước khi lập ra một bản kế hoạch khác, bạn phải thư giãn, làm mới mình lại.